Virtual Office là một thuật ngữ sử dụng để chỉ một kiểu văn phòng kết hợp của truyền thông. Nó cung cấp các dịch vụ như địa chỉ liên lạc, giao dịch và nhiều dịch vụ tiện ích hỗ trợ khác mà không cần thuê diện tích thực tế, điều này giúp các đơn vị hạn chế chi phí, làm tăng chất lượng quá trình kinh doanh. Vậy các bạn nên lưu ý những gì trong hợp đồng cho thuê văn phòng ảo? Cùng Office168 có địa chỉ tại Building168 Số 4 Giải pháp văn phòng thông minh cho doanh nghiệp nhỏ, startup Nguyễn Thị Minh Khai, Phường Đa Kao, Quận 1, TP HCM tìm hiểu nhé!
Khái niệm về văn phòng ảo
Văn phòng ảo là một địa điểm văn phòng cho thuê. Khi bạn có ý muốn thành lập công ty hay làm địa chỉ giao dịch cần thuê, công ty kinh doanh dịch vụ Virtual Office sẽ cung cấp (thực) cho bạn đầy đủ những tiện nghi cần thiết (tùy theo từng nơi hay mỗi gói dịch vụ khác nhau) như: Địa chỉ giao dịch và đăng ký giấy phép kinh doanh, Nhân viên lễ tân trả lời điện thoại và đón tiếp khách hàng giúp các bạn, tên công ty chạy trên bảng điện tử, đặt bảng tên doanh nghiệp tại tòa nhà, Internet wifi…..
Do vậy, khách hàng không phải di chuyển trang thiết bị, đồ đạc đến mà chỉ cần đặt logo, biển tên của doanh nghiệp mình. Bên cạnh đó, mọi người có thể làm việc ở bất cứ ở đâu mà không phải đến công ty. Lễ tân của Virtual Office sẽ trả lời điện thoại, nhận những giấy tờ, thư từ, bưu phẩm liên quan. Sau đó, tất cả những thông tin này sẽ được giao đến tận nơi cho khách hàng.
Vì vậy, văn phòng ảo chính là biện pháp hiệu quả, giúp người dùng hạn chế đáng kể một số chi phí chung như thuê văn phòng, mua đồ dùng và những chi phí tiện ích… Trong khi đó, mọi người vẫn duy trì được quá trình kinh doanh và hình ảnh đơn vị ở đẳng cấp chuyên nghiệp nhất. Điều quan trọng nhất, giúp các bạn tiết kiệm thời gian và nâng cao kết quả chú ý tối đa phát triển công việc.
Hợp đồng Virtual Office
Cùng với sự ra đời hàng loạt nhiều doanh nghiệp dịch vụ văn phòng ảo. Theo Office168 có địa chỉ tại Building168 Số 4 Nguyễn Thị Minh Khai, Phường Đa Kao, Quận 1, TP HCM, việc tìm được một khu cho thuê Virtual Office đảm bảo, chất lượng cho công ty như hiện nay là một vấn đề không dễ. Chính vì vậy, để tối đa hoá lợi ích và đảm bảo không có vấn đề nảy sinh bất lợi trong tương lai hãy nghiên cứu kỹ lưỡng nhiều điều khoản được đưa ra như: Các thông tin cung cấp của các bên cho thuê và bên sử dụng phải chính xác, cụ thể những hạng mục của gói dịch vụ và địa điểm sử dụng cụ thể.
Hợp đồng cho thuê là văn bản có giá trị pháp lý và ràng buộc của hai bên. Hãy hỏi bất cứ chuyện mọi người còn băn khoăn chẳng hạn như: có đặt cọc không và tiền đặt cọc sẽ ra sao nếu không dùng nữa; có lên giá theo thời gian không. Hoặc là: Các tiện ích thêm được tính chi phí thế nào, các dịch vụ đi kèm có phải hoàn toàn miễn phí hay chỉ là miễn phí 1 phần, 1 thời gian... Hai bên cùng trao đổi để đưa ra các điều khoản cụ thể và rõ ràng nhất bằng văn bản có ghi trong hợp đồng.
Với những lưu ý trên, chúng tôi hy vọng rằng các bạn sẽ chọn được văn phòng phù hợp và đáng tin cậy, ký kết được thật nhiều hợp đồng hợp tác giúp cho doanh nghiệp của mình phát triển vững mạnh!